Ajout d’informations à un case mix PMSI – manipulation Excel

Nous commençons, avec cet article, une série d’articles consacrés à des manipulations Excel utiles aux équipes du DIM.

Nous commençons par une manipulation que nous pratiquons au quotidien : rajouter à un case mix PMSI, extrait du logiciel PMSI de production ou d’un logiciel d’analyse du PMSI, une ou plusieurs colonnes d’informations supplémentaires. La méthode retenue n’est peut-être pas la plus orthodoxe mais elle est rapide, facile à reproduire et fonctionne : c’est tout ce qu’on lui demande.

Exemples :  rajouter les intitulés GHM à un case mix en GHM qui n’a que les codes GHM, rajouter les DMS OVALIDE à un case mix GHM, rajouter les pondérations CSARR unitaires à un tableau d’actes CSARR, etc…

Pour illustrer la manipulation, on va prendre l’exemple d’un case mix GHM sélectionné sur un périmètre d’un l’établissement ex-DGF (sur une période, un regroupement d’UM, d’autorisations, de CMD, de GA, etc…) auquel on souhaite ajouter pour chaque GHM la valeur de la DMS OVALIDE de l’année PMSI en cours.

La manipulation comprend 3 étapes.

Etape 1 : nettoyage initial et préparation des fichiers.
On dispose donc d’un premier fichier Excel correspondant au case mix GHM de l’établissement sur le périmètre voulu qui pourra avoir la forme ci-dessous.

ghm Nombre de RSS Age moyen DMS PMSI
02C05J 110 64 ans 0,00 J
06M021 89 2 ans 2,80 J
04M081 83 54 ans 2,9 J
…. ….

où la colonne DMS PMSI = la DMS PMSI des séjours avec le GHM de la ligne.

On prépare ce fichier en insérant, avant la colonne DMS PMSI par exemple, une nouvelle colonne que l’on va appeler DMS OVALIDE pour recevoir la DMS OVALIDE du GHM récupérée à partir du 2eme fichier Excel (voir ci-dessous). Pour  insérer cette nouvelle colonne, on sélectionne la colonne « DMS PMSI » à la souris, on clique droit et on sélectionne le menu « Insertion ». Le nouveau fichier excel du case mix GHM aura donc l’aspect suivant :

ghm Nombre de RSS Age moyen  DMS OVALIDE DMS PMSI
02C05J 110 64 ans   0,00 J
06M021 89 2 ans   2,80 J
04M081 83 54 ans   2,9 J
…. ….  

La colonne DMS OVALIDE sera donc dans notre exemple la colonne D.

On va ensuite chercher le fichier de référence « GHMINFO_exDGF.xls » dans le zip OVALIDE MCO 2016 qui contient les DMS OVALIDE des GHM ex-DGF de la V2016, dans la colonne « dms ».

On nettoie ce fichier de référence en ne gardant que les colonnes « GHM » et « dms » qui nous intéressent et en supprimant les colonnes qui ne nous intéressent pas (colonnes « cma », « cmas », etc…). Pour supprimer une colonne, on sélectionne la colonne, clic droit sur la souris et on sélectionne le menu « Supprimer ».
Le fichier aura donc l’aspect suivant :

ghm dms
01C031 4,77078651685393
01C032 8,62091503267974
01C033 13,9690869877786
…. ….

La colonne « GHM » est la colonne commune aux 2 fichiers excel : il faut vérifier que les formats de cellule pour cette colonne sont bien identiques dans les 2 fichiers Excel. Pour ce faire : sélection de la colonne, clic droit souris, sélection du menu « Format de cellule » et choix d’un format commun, par défaut, dans notre exemple le format « Standard ». A vérifier dans les 2 fichiers excel.

Etape 2 : récupération de la colonne d’informations supplémentaires via la colonne pivot « GHM »

Dans le fichier excel de référence OVALIDE, on sélectionne et copie les 2 colonnes (sélection à la souris, clic droit et sélection du menu « Copier »). Puis on colle ces 2 colonnes dans le fichier excel du case mix GHM en dernière position en laissant une colonne vide entre la dernière colonne du case mix et les 2 nouvelles colonnes pour plus de clarté (exemple : si la dernière colonne du case mix est la colonne F, les 2 colonnes seront collées dans les colonnes H et I).

Dans la cellule D2 (donc dans la colonne « DMS OVALIDE » pour le GHM 02C05J), on saisit la formule suivante :
=RECHERCHEV(A2;$H$2:$I$2595;2;FAUX) et on fait Entrée : la valeur 0 doit être affichée (normal pour un GHM en J !)
Explication sur cette formule : A2 = sélection des GHM, $H$2:$I$2595 = la plage fixe dans laquelle on va chercher les informations qui nous intéressent, 2 = on va chercher les informations dans la 2eme colonne de la plage sélectionnée (la colonne « dms »)

Ensuite on sélectionne la cellule D2 et on « étire » la formule à la souris sur toutes les lignes de cette colonne ou on fait copier/coller sur toutes les lignes de cette colonne.

A ce stade, pour chaque GHM, on a bien la valeur de sa DMS OVALIDE dans la colonne D.

Mais ce n’est pas fini. Il faut encore rendre cette colonne D « indépendante » des colonnes H et I. Pour ce faire, on insère une colonne après la colonne D, on copie la colonne D, on se positionne dans la colonne suivante E, clic droit sur la souris et sélection du menu « Collage spécial » : dans ce menu, on sélectionne « Valeurs » et on colle : les valeurs des DMS OVALIDE dans cette colonne E sont alors indépendantes.

On supprime la colonne D : la colonne E devient alors la nouvelle colonne D. On supprime les 2 dernières colonnes issues du fichier excel OVALIDE.

C’est fini.

Etape 3 : nettoyage final

Les DMS OVALIDE sont données avec 6 chiffres après la virgule. Pour revenir à 2 chiffres après la virgule, on sélectionne la colonne, clic droit, sélection du menu « Format de la cellule » et choix de la catégorie « Nombre » avec 2 chiffres après la virgule.

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